Beslutet att renodla var väntat och, i stora delar av organisationen, efterlängtat. De senaste åren hade beroendet till IT-tjänsterna gradvis ökat, vilket hade lett till att IT-organisationen vuxit i storlek och att fler och nya leverantörer anlitats. Att ansvaret var otydligt och att leverantörer skyllde på varandra när något gick fel var nu mer regel än undantag. Likaså de långa ledtider som uppstod så fort ett ärende berörde flera parter. Krafttag skulle tas. Flera av de mindre leverantörerna skulle bytas ut och ersättas med en större leverantör som skulle få helhetsansvar. Det skulle bli slut på undanflykter och fingerpekande. Dessutom skulle nyutveckling och felhantering gå snabbare eftersom ärenden inte behövde slussas runt mellan flera parter.
Två år senare, med tusentals timmar nedlagda på upphandling, avtalsskrivande och etablering, är problemen värre än någonsin. Inte nog med att missnöjet är stort bland slutanvändarna som tycker att kvaliteten på leveransen har sjunkit, dessutom har den förväntade besparingen i personalkostnader har uteblivit. Vad var det som gick fel?!
Exemplet är inte påhittat. Det är inte heller unikt. Faktum är att de flesta upphandlingar landar i en, större eller mindre, besvikelse. Det beror inte på ett den juridiska delen av avtalen är bristfälliga eller att man valt fel leverantör. Den vanligaste orsaken är att vikten av, och förutsättningarna för, en långsiktig relationen mellan avtalets parter har underskattats. Förutsättningarna för en bra relation grundläggs i upphandlingsprocessen och i avtalsformuleringen. Den grunden används för att bygga, utveckla och förvalta relationen under avtalets löptid. I slutändan är det, trots allt, människor det handlar om.
På kursen Från kravspecifikation till specifikation, SLA & samverkansbilaga delar Ola med sig av sina erfarenheter kring hur du grundlägger, skapar och underhåller en bra leverantörsrelation.
Ola Källgården
ITIL Expert, Olingo Consulting AB
