Kategori: Avtal och IT-juridik

Ta del av 5 tips till dig som överväger outsourcing av IT men inte tagit steget. Artikeln är skriven av en av IFIs samarbetspartners Tobias Linder, Upphandlings- och affärsutvecklingskonsult på Abliy.

Vissa tycker att det verkar enkelt att göra det själva, medan andra tycker att det låter komplext och tidskrävande. Oavsett så är outsourcing av IT-tjänster en strategisk fråga som bör hanteras och förberedas på ledningsnivå. Min erfarenhet från många bolag som slarvat sig igenom processen är att de skrivit på avtal där de framtida leverantörerna sitter med alla kort på hand – Win-loose till leverantörens fördel.

Ett annat förekommande misstag är att inte ta hänsyn till eller missa vikten av att ha kvar en kompetent beställarkompetens. Fokus läggs på kostnader och ytterst lite eller obefintligt engagemang på kravställning och förhandling på områden inom effektivitet, säkerhet och sist men inte att förringa, relation och win-win. Konsekvensen blir avsaknad av kvalitet i både avtal och leverans. På grund av att exitvillkor inte diskuterats fastnar kunden ofta i ett långt avtal utan möjlighet att ta sig ur. På frågan varför det historiskt har blivit så här och varför det också fortsätter att hända – oavsett nya affärsmodeller, finns det lika många svar som det finns affärer. Om det handlar om traditionell outsourcing, co-location eller molntjänster spelar ingen som helst roll i sammanhanget. Det handlar enbart om vem som upphandlar och hur.

Inte sällan tar ledningen beslut om outsourcing med målet att sänka kostnaderna för IT och support samt att öka kvaliteten på leveransen. Man kanske rentav tar ett förhastat beslut för att bli av med ett upplevt kaos. Dessvärre blir det ofta en bidragande orsak till en mindre lyckad outsourcingaffär. Outsourca inte kaoset! Skapa i stället ordning genom att beskriva nuläget och informera potentiella leverantörer om situationen, dölj inget.

5 tips till dig som överväger outsourcing av IT men inte tagit steget

1. Ta kontroll, kom i ordning och besluta därefter. Med ett dokumenterat nuläge och riskanalys kan den långsiktiga planen komma att se annorlunda ut och fokus kan läggas på att skapa värde i kommande leverans.
2. Analysera nuläget, inte bara kostnader utan även effektivitet, säkerhet och kvalitet. Vad kan en outsourcingleverantör göra bättre inom dessa områden? Det kan till och med vara så att du som kund måste vara beredd att få betala mer för att uppnå målen.
3. Utgå från ditt bolags vision och strategi. Ta fram en sourcingstrategi som beskriver verksamhetens behov, övergripande mål, principer och förväntningar på dina framtida leverantörer.
4. Inkludera medarbetare och verksamhet i projektet. Med engagerade och motiverade deltagare blir upphandlingsarbetet mycket enklare, roligare och kompetensbrist kan undvikas.
5. Om kunskapen eller tiden inte finns internt. Överväg att ta in extern kompetens. Det är en blygsam investering jämfört med kostnaderna och riskerna i ett otillräckligt avtal.

Om Sourcing Management på Aliby
Sourcing Management är Alibys erbjudande för att stödja alla delar i en affär där IT och digitalisering på något sätt ska köpas in och hanteras. Vare sig det rör sig om traditionell outsourcing, inköp av molntjänster eller hantering av flera olika leverantörer kan Alibys modell användas steg för steg eller inom utvalda områden beroende på var i processen er organisation befinner sig.

Tjänsterna är baserade på flera års erfarenhet av arbete både i privat och offentlig sektor samt iakttagelser inom branschen i sin helhet. Alibys medarbetare hänger med i trenderna och förstår att hantera de utmaningar och möjligheter som kunderna ställs inför. Aliby anser att outsourcing-strategin måste gå som en röd tråd genom alla processer och följa avtalets livscykel, dvs. strategin för IT och sourcing måste genomsyra hela inköpsprocessen och följa vidare hantering av tjänster, från idé och initiativ till avtal och framtida leverans.

Vi vill utmana rådande synsätt på utvecklingen av affärsmodeller och förespråkar mer innovativa varianter baserade på incitament och resultat – både gällande upphandlingsprojekt och outsourcingaffärer.

Dahae Roland, Senior Associate och advokat på Advokatfirman Delphi är en av våra föreläsare på den populära utbildningen IT-avtal – hur skriver vi säkra avtal? I detta blogginlägg berättar hon om vilka utmaningar man oftast stöter på när man skriver IT-avtal.

Att förhandla, skriva och i slutändan få fram ett IT-avtal anpassat för den egna verksamheten kan vara något av en huvudvärk. Men genom att kunna identifiera och förutse verksamhetens behov och syfte med avtalet i god tid kan du fatta medvetna beslut och på så sätt optimera förhandlingen och avtalet.

Som kund är det viktigt att du noggrant funderar över vad du vill att leverantören levererar, hur förberedd och vilken kunskap din egen verksamhet har om den tjänst eller programvara som ska levereras samt vilken betydelse tjänsten eller programvaran har för just din verksamhet.

Hur alla frågor ska lösas i ett avtal är något som parterna inte alltid är överens om under förhandlingarna, vilket givetvis skapar en osäkerhet när det är tid att reglera resultatet av förhandlingarna i ett avtal. En metod som vi ofta ser att parterna väljer är att skjuta fram vissa beslut till en senare tidpunkt. Exempelvis kan parterna komma överens om att prisjustering ska ske senast tre månader före avtalstidens utgång men inte vad som händer om parterna inte kommer överens om vilka priser som ska gälla. En lösning för att redan i förväg sätta upp en regel för att hantera sådana framtida problem är att ta med en fall-back i avtalet, dvs. en plan B om allt inte går som man har tänkt. I detta fall kan det vara passande att ta in en regel om att de senaste priserna ska gälla under en  viss övergångsperiod samt att kombinera detta med att prisfrågan ska behandlas i ett samverkansforum med representanter från både kund och leverantör (s.k. Governance) som har mandat att träffa bindande beslut i vissa frågor. Detta bidrar till att det i vart fall finns en väg framåt för parterna och som minskar osäkerheten när ”repet tar slut”

Det är inte helt ovanligt att man som kund vill ligga i framkant och ha en viss flexibilitet att, tillsammans med en leverantör, anpassa och skapa innovativa lösningar som ska passa den egna verksamheten både idag och i framtiden. Dessa är några av anledningarna till att många kunder väljer att arbeta agilt tillsammans med leverantören. Utmaningen med det agila arbetssättet (förutom höga krav på kundens aktivitet) är att du som kund inte riktigt vet vad du har att vänta dig för kvalitet på det resultat som leverantören ska leverera. Liksom i vilket annat IT-avtal som helst bör det i avtalet finnas kvalitetsmått för att du som kund ska kunna ställa vissa krav på varje leverans även om avtalet utgår ifrån ett agilt arbetssätt. Exempelvis kan parterna ha genomfört en förstudie som kan återanvändas som kvalitetsmått. Med relevanta kvalitetsmått har du bättre möjligheter att ställa leverantören till svars för ouppnådda krav och att hävda fel.

Oavsett om du köper en tjänst eller programvara som är helt ny eller ska ersätta en befintlig, måste i de flesta fallen en implementering göras i ditt befintliga IT-system. Motsatsvis gäller att när avtalet upphör och du ska ersätta tjänsten eller programvaran måste det finnas en skyldighet för leverantören att assistera vid sådan övertagande. Om det inte finns en motsvarande skyldighet i avtalet innebär det att du inte kan förlita dig på att leverantören hjälper dig med ett övertagande av tjänsten eller programvaran och i värsta fall kan leverantören hålla din data, lagrad i tjänsten eller programvaran, gisslan till dess att ni är överens eller du betalar. Glöm därför inte att se till att både implementation och övertagande är reglerat i avtalet om det är nödvändigt för just din verksamhet.

För att få djupare kunskap om hur du skriver säkra IT-avtal, läs mer om vår 2-dagars utbildningar inom ämnet här!