Dahae Roland, Senior Associate och advokat på Advokatfirman Delphi är en av våra föreläsare på den populära utbildningen IT-avtal – hur skriver vi säkra avtal? I detta blogginlägg berättar hon om vilka utmaningar man oftast stöter på när man skriver IT-avtal.
Att förhandla, skriva och i slutändan få fram ett IT-avtal anpassat för den egna verksamheten kan vara något av en huvudvärk. Men genom att kunna identifiera och förutse verksamhetens behov och syfte med avtalet i god tid kan du fatta medvetna beslut och på så sätt optimera förhandlingen och avtalet.
Som kund är det viktigt att du noggrant funderar över vad du vill att leverantören levererar, hur förberedd och vilken kunskap din egen verksamhet har om den tjänst eller programvara som ska levereras samt vilken betydelse tjänsten eller programvaran har för just din verksamhet.
Hur alla frågor ska lösas i ett avtal är något som parterna inte alltid är överens om under förhandlingarna, vilket givetvis skapar en osäkerhet när det är tid att reglera resultatet av förhandlingarna i ett avtal. En metod som vi ofta ser att parterna väljer är att skjuta fram vissa beslut till en senare tidpunkt. Exempelvis kan parterna komma överens om att prisjustering ska ske senast tre månader före avtalstidens utgång men inte vad som händer om parterna inte kommer överens om vilka priser som ska gälla. En lösning för att redan i förväg sätta upp en regel för att hantera sådana framtida problem är att ta med en fall-back i avtalet, dvs. en plan B om allt inte går som man har tänkt. I detta fall kan det vara passande att ta in en regel om att de senaste priserna ska gälla under en viss övergångsperiod samt att kombinera detta med att prisfrågan ska behandlas i ett samverkansforum med representanter från både kund och leverantör (s.k. Governance) som har mandat att träffa bindande beslut i vissa frågor. Detta bidrar till att det i vart fall finns en väg framåt för parterna och som minskar osäkerheten när ”repet tar slut”
Det är inte helt ovanligt att man som kund vill ligga i framkant och ha en viss flexibilitet att, tillsammans med en leverantör, anpassa och skapa innovativa lösningar som ska passa den egna verksamheten både idag och i framtiden. Dessa är några av anledningarna till att många kunder väljer att arbeta agilt tillsammans med leverantören. Utmaningen med det agila arbetssättet (förutom höga krav på kundens aktivitet) är att du som kund inte riktigt vet vad du har att vänta dig för kvalitet på det resultat som leverantören ska leverera. Liksom i vilket annat IT-avtal som helst bör det i avtalet finnas kvalitetsmått för att du som kund ska kunna ställa vissa krav på varje leverans även om avtalet utgår ifrån ett agilt arbetssätt. Exempelvis kan parterna ha genomfört en förstudie som kan återanvändas som kvalitetsmått. Med relevanta kvalitetsmått har du bättre möjligheter att ställa leverantören till svars för ouppnådda krav och att hävda fel.
Oavsett om du köper en tjänst eller programvara som är helt ny eller ska ersätta en befintlig, måste i de flesta fallen en implementering göras i ditt befintliga IT-system. Motsatsvis gäller att när avtalet upphör och du ska ersätta tjänsten eller programvaran måste det finnas en skyldighet för leverantören att assistera vid sådan övertagande. Om det inte finns en motsvarande skyldighet i avtalet innebär det att du inte kan förlita dig på att leverantören hjälper dig med ett övertagande av tjänsten eller programvaran och i värsta fall kan leverantören hålla din data, lagrad i tjänsten eller programvaran, gisslan till dess att ni är överens eller du betalar. Glöm därför inte att se till att både implementation och övertagande är reglerat i avtalet om det är nödvändigt för just din verksamhet.
